Erfahrungsbericht
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Prozessorientierte Umstellung des Organisationshandbuchs

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Erfahrungsbericht von Ralf Heydebreck

Eine professionelles Prozessmanagement mit optimaler IT-Unterstützung. Auf dieses Ziel arbeitete die Bank für Sozialwirtschaft mit der Umstellung der Schriftlich fixierten Ordnung auf prozessorientierte Abläufe hin. Im Intranet vorgehaltene Arbeitsablaufbeschreibungen im Fließtext mussten modernen Prozessdarstellungen weichen. Damit sind die Voraussetzungen geschaffen für eine weitere Professionalisierung in der Bank-Organisation.

Vom Check des Organisationshandbuchs (OHB-Check) über die Konzeption bis hin zur künftigen Perspektive. Lesen Sie, wie die Bank für Sozialwirtschaft gemeinsam mit Procedera Consult die Bank-Organisation modernisiert hat.

„Mit der Neukonzeption unseres Anweisungswesens zur Prozessorientierung haben wir den richtigen Weg zur modernen Organisation eingeschlagen.“

Thomas Kahleis, Mitglied des Vorstandes, Bank für Sozialwirtschaft AG

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Analyse und Neugestaltung des Organisationshandbuchs

Das „Orga-Handbuch“ der Bank für Sozialwirtschaft AG bestand aus fließtextorientierten Arbeitsablaufbeschreibungen (Word-Dokumente) und vereinzelten Prozessdarstellungen mit Hilfe von Microsoft Visio. Die Inhalte wurden über das Mitarbeiterintranet vorgehalten. Die Einführung einer professionellen Prozessmanagement-Software (BPM-Software) war geplant.

Die Bank für Sozialwirtschaft AG, Fachbank für die Sozial- und Gesundheitswirtschaft, beauftragte Anfang 2014 die Procedera Consult GmbH mit dem OHB-Check, um einen vollständigen Überblick zu Handlungsbedarfen und Optimierungsmöglichkeiten in Form einer aktuellen, externen Expertenmeinung zu erhalten. Untersucht wurden die technische OHB-Plattform (OHB- & BPM-Software), die etablierte Gliederungsstruktur, die organisatorischen Rahmenbedingungen (beispielsweise Konventionen, Redaktionsprozess) sowie die Anweisungsinhalte (beispielsweise Vollständigkeit, Notwendigkeit, Redundanzen, Widersprüche). Die Untersuchungsergebnisse wurden inklusive entsprechender Empfehlungen dem Management der Bank präsentiert. Es bestand Einigkeit darüber, die Handlungsfelder sehr zeitnah projekthaft aufzugreifen.

„Ich lernte Procedera bei einem Seminar zu entschlackten Organisationsrichtlinien kennen. Die Fachexpertise von Procedera passte exakt zu den Herausforderungen unseres Hauses. Beim Kennenlernen entstand Sympathie, das Leistungsangebot überzeugte mich.“

Angelika Zimmer, Abteilungsleiterin Organisation, Bank für Sozialwirtschaft AG


Konzeption: Alle SfO-Inhalte effizient in einer Software verwalten

Erster Schritt des gestarteten Projekts zur Neugestaltung des Organisationshandbuchs war die Finalisierung der bereits intern begonnenen Auswahl einer BPM-Software. Dabei wurde vor allem die individuelle Anforderungssituation der Bank für Sozialwirtschaft AG detailliert betrachtet. Es wurde eine Software ausgewählt, die im Zielbild gleichzeitig einfach und modern ist sowie prozessuale, textliche und dokumentenbasierte SFO-Bestandteile abbilden kann.

Wesentliche Ziele der Neugestaltung des Anweisungswesens der Bank für Sozialwirtschaft AG:

  • Deutliche Verbesserung der Anwenderfreundlichkeit für die Mitarbeiter
  • Effektive Unterstützung der Arbeit der SFO-Redaktion
  • Realisierung eines gelebten Anweisungswesens im Tagesgeschäft
  • Etablierung von Geschäftsprozessmanagement in der Bank

Unter Beachtung der künftig gewünschten Prozessorientierung wurde neben einer vollständig neuen Gliederungsstruktur für alle SFO-Inhalte insbesondere eine individuelle Prozesslandkarte als Strukturierung der Ablauforganisation erarbeitet. Projektziel war darüber hinaus, die SFO-Redaktion hinsichtlich der Erstellung, Änderung, Freigabe und Veröffentlichung von Prozessen sowie weiteren OHB-Bestandteilen künftig effizient aufzustellen. Dafür war eine Neugestaltung der regelwerksbezogenen Rollen, insbesondere für das Zusammenspiel zwischen zentraler Redaktion und dezentralen Fachbereichen, erforderlich. Diese Veränderungen im Aufgabenspektrum und den Verantwortlichkeiten bildeten die Grundlage für die Entwicklung eines neuen Redaktions- beziehungsweise Pflegeprozesses.

Darüber hinaus wurden mit den „Grundsätzen der SFO“ und den „Modellierungskonventionen“ sämtliche konzeptionelle und organisatorische Rahmenbedingungen der neuen Schriftlich fixierten Ordnung vollständig überarbeitet beziehungsweise neu ausgestaltet. Dabei wurde insbesondere darauf geachtet, aufsichtsrechtliche beziehungsweise prüfungsrelevante Aspekte zu würdigen (etwa die Dokumentation des Internen Kontrollsystems).

An einem exemplarischen Fachthema wurde die Neugestaltung verprobt und das erarbeitete Vorgehen für die Überführung von Inhalten aus dem alten „Orga-Handbuch“ in die neue prozessorientierte Form validiert. Es entstand ein Pilot, anhand dessen das Management die Ergebnisse der Konzeptionsphase praktisch erfahren und abnehmen konnte. Das Projektteam legte im abschließenden Lenkungsausschuss zudem eine Themenpriorisierung, Zeit- und Aufwandsschätzung für die vollständige Umsetzung vor.

Auf dieser Basis beauftragte der Vorstand die Abteilung Organisation mit Unterstützung durch Procedera mit der Überführung des fließtextorientierten „Orga-Handbuch“ in die prozessorientierte Schriftlich fixierte Ordnung.

„Mit der Neukonzeption unseres Anweisungswesens zur Prozessorientierung haben wir den richtigen Weg zur modernen Organisation eingeschlagen. Wir lernten Procedera als zuverlässigen Dienstleister mit wertvollem Branchen-know-how und angenehmen Gesprächspartnern schätzen.“

Thomas Kahleis, Mitglied des Vorstandes, Bank für Sozialwirtschaft AG


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So unterstützen wir Sie Alle Leistungen ansehen

Leistungen

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OHB-Check

Procedera empfiehlt den OHB-Check als Grundlage für einen prozessorientierten Umbau des Organisationshandbuchs sowie als Ausgangsbasis für notwendige Aktualisierungen.

Die Kernleistungen von Procedera im Einzelnen:

  • Passgenauer OHB-Check garantiert innerhalb von drei Wochen
  • Abschlussgespräch & Vorabstimmung mit beteiligten Fachabteilungen
  • Ergebnisbericht des OHB-Checks inklusive Optimierungsvorschläge
  • Darstellung einer möglichen Projektplanung inklusive Aufwandsschätzung
  • Obligatorische Vorstandspräsentation gemeinsam mit der Fachabteilung

Interaktiv: So funktioniert der OHB-Check

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Leistungen

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Organisationshandbuch

Procedera ist spezialisiert auf Organisationshandbücher. Sie erhalten von uns eine moderne und anwenderfreundliche OHB-Lösung und eine strukturierte Einarbeitung von Mitarbeitern etwa in Methoden des Prozessmanagements und bei aufsichtsrechtlichen Fragestellungen (MaRisk, IKS).

Die Kernleistungen von Procedera im Einzelnen:

  • OHB-Check: Eine detaillierte Analyse des Organisationshandbuchs
  • Entschlackung & Vereinfachung des Organisationshandbuchs
  • Einführung eines prozessorientierten Organisationshandbuchs
  • Erstellung und Modellierung von Prozessen für das Organisationshandbuch
  • Erstellung von Stellenbeschreibungen für das Organisationshandbuch
  • Auswahl & Einführung geeigneter OHB-Werkzeuge
  • Erstellung & Überarbeitung von Spezialhandbüchern (e.g. Compliance, Meldewesen, Datenschutz, IT-Sicherheit)
  • Heilung von Revisionsmoniten

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Leistungen

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Organisationsabteilungen

Procedera verfügt über rund 30 Jahre Organisationserfahrung. Sie erhalten von uns eine qualifizierte Vorabanalyse und einen belastbaren Fahrplan für die Neuausrichtung der Bank-Organisation.

Die Kernleistungen von Procedera im Einzelnen:

  • Vorabanalyse der Abteilung Bank-Organisation
  • Konzeption für die Aufbauorganisation der Bank-Organisation
  • Berechnung von Mitarbeiterkapazitäten gemäß der Konzeption
  • Einführung von Prozessmanagement auf Basis einer verschlankten, prozessorientierten SfO
  • Einführung & Anwendungstraining im Projektmanagement und Multiprojektmanagement
  • Aufstellung eines Projektportfolios für das Folgejahr nach der Neuausrichtung
  • Schulung von Soft-Skills für den Projektalltag (Moderationstechniken, Projektführung)
  • Chance Management für das Veränderungsprojekt der Bank-Organisation

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