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Entschlacktes, MaRisk-konformes Anweisungswesen

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Erfahrungsbericht von Ralf Heydebreck

Die Commerz Real, einer der größten deutschen Asset- und Finanzmanager, modernisiert das Anweisungswesen: Künftig arbeitet das Unternehmen mit einer prozessualen Darstellungsweise und nutzt dafür ein Tandem aus Microsoft Sharepoint für die Rahmenwerke und dem Prozesseditor Signavio. Procedera Consult hat das Umsetzungsprojekt unterstützt und für ein effizientes Vorgehen gesorgt.

Ein wesentlicher Erfolgsbaustein: Schulungen für die Mitarbeiter, um einen reibungslosen Übergang von der Prozessaufnahme in den Regelbetrieb sicherzustellen.

„Procedera hat mit seinem Know-how maßgeblich dazu beigetragen, die Projektziele zu erreichen und die Commerz Real im Prozessmanagement zukunftsorientiert aufzustellen.“

Andreas Schaumann, Projektleiter, Commerz Real

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Das Wesentliche konsequent erfassen und modern vermitteln

Die Commerz Real, einer der größten deutschen Asset- und Finanzmanager, plante, ihr gewachsenes Anweisungswesen auf eine prozessuale, zeitgemäße Darstellungsweise umzustellen.

Hierfür setzte das Unternehmen auf eine technologische Plattform aus einem Microsoft Share Point basierten Portal für die Rahmenwerke und dem Prozesseditor der Firma Signavio.
Um eine effiziente Umsetzung des Vorhabens sicherzustellen, wurde die Firma Procedera Consult GmbH mit der externen Begleitung der Projektumsetzung beauftragt.

Hierbei galt es, das bestehende Anweisungswesen zukunftsweisend anzupassen hinsichtlich:

  • Prozessorientierung im Unternehmen
  • Entschlackung der bestehenden Anweisungsinhalte
  • Aufsichtsrechtlicher Anforderungen, insbesondere MaRisk und InvMaRisk
  • Neuaufnahme bisher nicht dokumentierter, jedoch relevanter Prozesse

Ein modernes Anweisungswesen als Resultat ganzheitlicher Prozessaufnahmen

Zu Beginn des Projektes wurde ausgehend von vorhandenen Prozessmanagementgrundsätzen der Commerz Real gemeinsam mit den Fachbereichen ein einheitliches Modellierungsvorgehen entwickelt. Dies sollte für die anstehende Umsetzungsphase eine systematische Herangehensweise ohne Nachadjustierungsbedarf sicherstellen.

Parallel wurde exemplarisch anhand eines Leistungsbereichs der Commerz Real Gruppe das bestehende Anweisungswesen vollständig aufgenommen. Hieraus wurden die zu überführenden Prozesse anhand eines mit der Geschäftsleitung und den Fachbereichen abgestimmten Kriterienkatalogs bestimmt und festgelegt, welche überbordenden Inhalte zukünftg nicht mehr Bestandteil der Schriftlich fixierten Ordnung (SfO) sein sollten.

Im eigentlichen Umsetzungsprojekt wurde großer Wert darauf gelegt, zukünftige Prozessbeteiligte, Prozessverantwortliche und Prozessmanager in gemeinsamen Workshops zur Prozessaufnahme zusammenzuführen, um die Kommunikation und Prozessorientierung innerhalb der Commerz Real zu stärken und bestehende Abweichungen aus vorhandenem Anweisungswesen und gelebter Praxis herauszuarbeiten. Gleichzeitig stellte das Expertenwissen von Procedera sicher, hierbei die aufsichtsrechtlichen Anforderungen zu erfüllen.

Bei der End-to-End-Aufnahme der Prozesse wurde durch eine konsequente Verzahnung der prozessualen Elemente mit den weiterführenden Informationen der Prozess oder nichtprozessualen Rahmendokumenten komplexe Inhaltszusammenhänge strukturiert und gleichzeitig eine intuitive Lesbarkeit erreicht. Somit wurde die Benutzerfreundlichkeit des Anweisungswesens deutlich erhöht.

Zusätzlich wurden die Steuerungsmöglichkeiten des Managements durch die Berücksichtigung wichtiger Themen, wie beispielsweise das Interne Kontrollsystem bei der Prozessmodellierung, verbessert.

Ferner wurden in den Workshops eine große Anzahl von sofort realisierbaren Optimierungsmöglichkeiten erkannt und direkt umgesetzt sowie weitere komplexe Optimierungspotentiale für die Zukunft aufgelistet und dem Management zur Verfügung gestellt.

Das Ziel einer deutlichen Straffung des Anweisungswesens wurde erreicht, indem nicht mehr relevante Inhalte erkannt und vorhandene Redundanzen aufgelöst wurden. Über die Konzeption und Durchführung von Schulungen wurde sichergestellt, dass die Voraussetzungen für einen reibungslosen Übergang aus der Phase der Prozesserstaufnahme in den späteren Regelbetrieb geschaffen wurden.

Zusammenfassend liegt der Erfolg des Projektes in:

  • Einer sauberen Konzeption, die sich im zukünftigen Anweisungswesen wiederfindet
  • Einem konsequenten Zusammenführen der Prozessbeteiligten
  • Einer ganzheitlichen End-to-End-Aufnahme der Prozesse
  • Einer Verzahnung der prozessualen und nichtprozessualen Anweisungsinhalte zur Sicherstellung einer intuitiven Benutzerführung
  • Einer Projektbegleitung während der gesamten Umsetzungsphase

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Procedera empfiehlt den OHB-Check als Grundlage für einen prozessorientierten Umbau des Organisationshandbuchs sowie als Ausgangsbasis für notwendige Aktualisierungen.

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Procedera ist spezialisiert auf Organisationshandbücher. Sie erhalten von uns eine moderne und anwenderfreundliche OHB-Lösung und eine strukturierte Einarbeitung von Mitarbeitern etwa in Methoden des Prozessmanagements und bei aufsichtsrechtlichen Fragestellungen (MaRisk, IKS).

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Organisationsabteilungen

Procedera verfügt über rund 30 Jahre Organisationserfahrung. Sie erhalten von uns eine qualifizierte Vorabanalyse und einen belastbaren Fahrplan für die Neuausrichtung der Bank-Organisation.

Die Kernleistungen von Procedera im Einzelnen:

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  • Berechnung von Mitarbeiterkapazitäten gemäß der Konzeption
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  • Einführung & Anwendungstraining im Projektmanagement und Multiprojektmanagement
  • Aufstellung eines Projektportfolios für das Folgejahr nach der Neuausrichtung
  • Schulung von Soft-Skills für den Projektalltag (Moderationstechniken, Projektführung)
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