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Integrierte OHB-Technik auf dem Vormarsch

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Artikel von Nick Führer

Integrierte OHB-Technik kommt - Banken verbinden verstärkt Organisationsthemen und Prozessmanagement mit einander. Der Procedera Marktüberblick erleichtert die Softwareauswahl.

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Marktüberblick 2016

Die Organisationsabteilungen deutscher Banken entwickeln sich verstärkt in eine neue Rolle als Methodenexperte für Prozess- und Projektmanagement. Darauf reagieren immer mehr Software-Hersteller und stellen sich auf Banken als neue Kunden ein. Eine entscheidende Rolle spielt dabei die Regulatorik, die in den kommenden Jahren ein prozessorientiertes Anweisungswesen notwendig macht.

Die in den letzten Abstimmungsrunden befindliche MaRisk-Novelle führt mit der Risikokultur im Unternehmen eine neue Qualität in die aufsichtliche Prüfungspraxis ein. Künftig möchten die Prüfer nicht nur über alle Risikokennziffern Bescheid wissen. Es kommt vielmehr darauf an, die einzelnen Risiken zugeordneten Kontrollen zu plausibilisieren. Auf den ersten Blick soll erkennbar sein, ob die Risikoannahmen stimmen und ihrer Höhe nach gerechtfertigt sind. Vereinfacht ausgedrückt ist das Quintessenz der von Finanzunternehmen umzusetzenden Risikokultur.

IKS und Organisationshandbuch prozessorientiert aufbauen

Vor diesem Hintergrund empfehlen sich ein prozessorientierter Umbau des Organisationshandbuchs (OHB) und die Einführung einer BPM-Software, die alle aufsichtsrechtlichen Anforderungen rund um das Risikomanagement abdeckt. Auf diese Weise lässt sich geforderte Transparenz über Risiken und Kontrollen weitgehend auf Knopfdruck herstellen. Das gilt auch für das Interne Kontrollsystem (IKS), das idealerweise auf die Schriftlich fixierte Ordnung aufbaut und software-seitig mit Schnittstellen an ein elektronisches und ebenfalls prozessorientiert aufgebautes Organisationshandbuch angeschlossen ist. Erfahrungsgemäß hat mit einem solchen Anwendungsfeld niemand gerechnet, als die ersten BOM-Systeme online gegangen sind. Im Vordergrund standen vor allem Kosten- und Effizienzüberlegungen. Weniger eine integrierte Sicht auf regulatorisch bedeutsame Parameter wie Risiken und Kontrollen. Moderne BPM-Systeme schaffen diesen Spagat jedoch ohne größeren Aufwand, da die Grundfunktionalität von einzelnen Prozessen zugeordneten Elementen beim Industrieeinsatz längst erprobt und etabliert ist.

BPM-Software: Richtlinien für Auslagerungen beachten

Heute stehen diese Lösungen häufig sowohl als „On Premise“-Installation vor Ort wie auch online aus der Cloud bereit. Bei den zweitgenannten SaaS-Lösungen (Software as a Service) ist jedoch erhöhte Aufmerksamkeit geboten: Cloud-IT gehört zu den gemäß AT 9 MaRisk zu überwachenden Auslagerungen. Im Vorfeld einer OHB-Neukonzeption beziehungsweise der Anschaffung einer neuen Software sollten daher Leistungsbeschreibungen und Vertragsunterlagen eines potenziellen Dienstleisters intensiv überprüft werden. Zudem muss die Bank Notfallpläne vorhalten und das Know-how aufbauen, um ausgelagerte Aktivitäten zügig zurückzuholen. Ein Griff zu einem etablierten Standard-Werkzeug, das sich gegebenenfalls an die unternehmensspezifischen Bedürfnisse anpassen lässt, erscheint angesichts der strengen regulatorischen Auflagen ratsam. Zusätzlich bietet sich ein zentrales Auslagerungsmanagement an, das nicht nur die OHB-Technik überwacht, sondern das IT-Outsourcing insgesamt verwaltet.

Kernbanksystem und BPM-Software harmonisieren

Mit einem Rechenzentrum verbundene Banken können einen Großteil der regulatorischen Anforderungen vom geistigen Aufgabenzettel streichen, wenn es darum geht, ein aufsichtsrechtskonformes OHB-System aufzubauen. Zudem profitieren die Institute von Weiterentwicklungen, die viele Anbieter direkt am Kernbanksystem vornehmen. Dazu gehört vor allem die aktive Unterstützung von Workflows, die sich direkt im Kernbanksystem definieren und anschließend nutzen lassen. Aus Organisationssicht empfiehlt sich, das Kernbankensystem stärker mit dem Anweisungswesen zu verbinden, um eine effiziente Koexistenz zwischen automatisierten Abläufen und der schriftlichen Ordnung zu schaffen Mit dem heutigen Stand der Technik lassen sich aus zahlreichen Bank-Betriebssystemen bereits Links in die Organisations-Software setzen. Auf diese Weise besteht die Möglichkeit, Prozess und Kernbanksystem zu verknüpfen. Doch entscheidend ist letztlich, das Prozessdenken nachhaltig im Unternehmen zu implementieren. Das ermöglicht ergänzend zum technischen Ablauf den Blick über die eigenen Aufgaben hinaus auf den Gesamtkontext des Unternehmens zu werfen.

Studie

Der Marktüberblick „Technische Systeme für Organisationsabteilungen“ ist im Juli 2016 erschienen und untersucht 13 BPM-, 22 ergänzende OHB- und 4 Projektmanagement-Tools, die sich beim Einsatz in Organisationsabteilungen deutscher Banken bewährt haben. Unter dem Stichwort „Das Organisationshandbuch“ erhalten Banken und Sparkassen ein kostenfreies Exemplar per Mail zugesendet. Einfach elektronisch an studien@procedera.de bestellen.

 


So unterstützen wir Sie Alle Leistungen ansehen

Leistungen

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OHB-Check

Procedera empfiehlt den OHB-Check als Grundlage für einen prozessorientierten Umbau des Organisationshandbuchs sowie als Ausgangsbasis für notwendige Aktualisierungen.

Die Kernleistungen von Procedera im Einzelnen:

  • Passgenauer OHB-Check garantiert innerhalb von drei Wochen
  • Abschlussgespräch & Vorabstimmung mit beteiligten Fachabteilungen
  • Ergebnisbericht des OHB-Checks inklusive Optimierungsvorschläge
  • Darstellung einer möglichen Projektplanung inklusive Aufwandsschätzung
  • Obligatorische Vorstandspräsentation gemeinsam mit der Fachabteilung

Interaktiv: So funktioniert der OHB-Check

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Organisationshandbuch

Procedera ist spezialisiert auf Organisationshandbücher. Sie erhalten von uns eine moderne und anwenderfreundliche OHB-Lösung und eine strukturierte Einarbeitung von Mitarbeitern etwa in Methoden des Prozessmanagements und bei aufsichtsrechtlichen Fragestellungen (MaRisk, IKS).

Die Kernleistungen von Procedera im Einzelnen:

  • OHB-Check: Eine detaillierte Analyse des Organisationshandbuchs
  • Entschlackung & Vereinfachung des Organisationshandbuchs
  • Einführung eines prozessorientierten Organisationshandbuchs
  • Erstellung und Modellierung von Prozessen für das Organisationshandbuch
  • Erstellung von Stellenbeschreibungen für das Organisationshandbuch
  • Auswahl & Einführung geeigneter OHB-Werkzeuge
  • Erstellung & Überarbeitung von Spezialhandbüchern (e.g. Compliance, Meldewesen, Datenschutz, IT-Sicherheit)
  • Heilung von Revisionsmoniten

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Organisationsabteilungen

Procedera verfügt über rund 30 Jahre Organisationserfahrung. Sie erhalten von uns eine qualifizierte Vorabanalyse und einen belastbaren Fahrplan für die Neuausrichtung der Bank-Organisation.

Die Kernleistungen von Procedera im Einzelnen:

  • Vorabanalyse der Abteilung Bank-Organisation
  • Konzeption für die Aufbauorganisation der Bank-Organisation
  • Berechnung von Mitarbeiterkapazitäten gemäß der Konzeption
  • Einführung von Prozessmanagement auf Basis einer verschlankten, prozessorientierten SfO
  • Einführung & Anwendungstraining im Projektmanagement und Multiprojektmanagement
  • Aufstellung eines Projektportfolios für das Folgejahr nach der Neuausrichtung
  • Schulung von Soft-Skills für den Projektalltag (Moderationstechniken, Projektführung)
  • Chance Management für das Veränderungsprojekt der Bank-Organisation

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