Konzeption

• Auswahl und Einführung eines geeigneten Werkzeuges für ein prozessorientiertes Organisationshandbuch: Anforderungsaufnahme, Auswahl, Bewertung, Entscheidung, Administration und Schulung der Mitarbeiter, wahlweise Optimierung eines vorhandenen Werkzeugs
• Workshops zur Erarbeitung der Gliederungsstruktur und Prozesslandkarten
• Mapping der vorhandenen OHB-Inhalte auf die neue Struktur inklusive technischer Umsetzung, um das Organisationshandbuch zu verschlanken
• Erstellen der Grundsätze des OHB: Redaktionsprozess für Inhalte, Definition der Rollen und Aufgaben, Modellierungskonventionen, Freigabe-Workflows
• Erprobung der Konzeption anhand einer Auswahl von Pilotprozessen inklusive Review
• Projektplanung inklusive Aufwandsschätzung für die weitere Umsetzung

Die Konzeption ist die entscheidende Phase für ein Organisationshandbuchprojekt. Hier werden die Weichen gestellt für die weiteren Kosten und Aufwände bei der Pflege, sowie für die Akzeptanz der Nutzer. Es ist schwierig diese Phase ohne Erfahrung zu bestreiten, da sich die Methoden und Werkzeuge ständig weiterentwickeln. Es hat Sinn nicht alles neu zu erfinden, sondern auf Beispielen aus anderen erfolgreichen Unternehmen aufzusetzen.

In der Phase der Konzeption hat es Sinn nur mit einem extrem kleinen Kernteam zu arbeiten. Sonst kommt es zu unnötigen und aufwändigen Diskussionen. Nichtdestotrotz gilt es in dieser Phase die Sprache und die Kultur des Hauses zu beachten, damit eine hohe Anwenderakzeptanz entsteht. Deswegen sollten einige ausgewählte Mitarbeiter des Hauses eingebunden werden.

Das auszuwählende Werkzeug sollte in die IT-Strategie des Unternehmens passen. Daher ist es auch notwendig die IT-Abteilung mit einzubeziehen. Weiterhin brauchen Sie einen oder zwei interne Kenner des Hauses für die Erarbeitung der Prozesslandkarte.

In der Konzeption wird eine Abteilung als Pilotbereich ausgewählt. Dort werden die Arbeitsprozesse beispielhaft erhoben und im Werkzeug visualisiert. Anschließend hilft der Pilotbereich dabei das Organisationshandbuch im Haus zu verankern. Daher ist die Auswahl der Pilotabteilung äußerst wichtig.

Die Projektphase endet mit einem fertigen, aber noch nicht gefüllten Organisationshandbuch. Lediglich der Pilotbereich ist bereits bis in die tiefste Ebene gefüllt, damit alle anderen Fachbereiche das Zielbild sehen können. Anlässlich des Pilotbereichs werden die ersten internen Organisatoren ausgebildet, damit die eigenständige Umsetzung erfolgen kann.

Wenn Sie ein modernes Organisationshandbuch einmal sehen möchten, nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf. Gerne führen wir Ihnen fertige Organisationshandbücher vor.

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