Die richtige Software für das Organisationshandbuch

Portalfunktionalität und Freigabe-Workflow gehören zu den entscheidenden Leistungsmerkmalen bei der Einführung eines für Organisationshandbuch-Themen geeigneten BPM-Tools (Business Process Management). Das Portal lässt sich grundsätzlich sowohl durch die BPM- als auch eine ergänzende OHB-Umgebung abbilden, je nachdem, welches das führende Werkzeug werden soll.

Falls sich das Unternehmen für ein BPM-Werkzeug als führende technische Grundlage entscheidet, sollten neben der unbedingt verfügbaren Funktion für Freigabe-Workflows möglichst viele der folgenden Kriterien bei der Softwareauswahl erfüllt sein.

SOFTWAREAUSWAHL: ÜBERSICHTLICHKEIT ENTSCHEIDET

Die ideale BPM-Software verfügt über eine einfach gehaltene Benutzeroberfläche, die durch ein intuitives „Look and Feel“ überzeugt und verschiedene Bedienmöglichkeiten anbietet. Entscheidend ist, dass Mitarbeiter mit unterschiedlichen Arbeitsstilen Zugang zur Software und den abgebildeten Informationen finden, damit alle Arbeiten effizient und zielgerichtet erfolgen können. Methodisch gilt ebenfalls das Ziel möglichst großer Flexibilität: Bei der Notation des Modellierungswerkzeugs für die Prozesse geht es vor allem um die Verständlichkeit der grafischen Prozessdarstellung sowie der zur Verfügung stehenden Elemente. Hierarchische Ebenen eines Prozessmodells sollten sich per Mausklick erreichen lassen. Neben der Prozesslandkarte gehören die Beschreibung von Funktionalitäten, Abbildung von Unternehmensstrukturen und die Erstellung aussagekräftiger Reports zu den wesentlichen Auswahlkriterien für BPM-Software.

FREIGABE UND VERÖFFENTLICHUNG EINFACH REGELN

Herzstück jeder BPM-Lösung für ein Organisationshandbuch ist die Prozesserstellung und der damit verbundene Freigabeprozess vor einer Veröffentlichung im Organisationshandbuch. Erstellte Prozessbilder müssen sowohl fachlich als auch methodisch überprüft und durch einen feststehenden Überprüfungsprozess laufen. Die BPM-Suite sollte diesen Prozess funktional unterstützen und beteiligte Personen selbständig in die Freigabe einbinden, sobald der Freigabeprozess angestoßen worden ist (prüfen, genehmigen, freigeben). Bei der Veröffentlichung sollten möglichst viele verschiedene Möglichkeiten bestehen, einem festgelegten Nutzerkreis freigegebene Inhalte zur Verfügung zu stellen sowie das ebenso leichte Auffinden dieser Inhalte. Dies lässt sich beispielsweise gewährleisten, wenn Ausgabeformate wie HTML oder Dateiexporte zur Verfügung stehen, um das Material in eigens entwickelten Portalen auszugeben. 

BEDIENUNG: REVISIONSSICHEREN KOMFORT SICHERSTELLEN

Keinesfalls fehlen darf eine Versionierung, um relevante Zwischenstände abzuspeichern und bei Prüfungen gegebenenfalls die Einhaltung von Compliance-Vorschriften zu bestimmten Stichtagen belegen zu können. Dies schafft zudem mehr Sicherheit für die Mitarbeiter, da diese sich darauf verlassen können, nur mit tatsächlich aktuellen Inhalten zu arbeiten. Steigt die Bereitschaft zur intensiven Arbeit mit der BPM-Software, steigt auch die Produktivität. Heutige BPM-Tools verfügen zudem über Analysen, die auch bei Orga-Themen von großem Nutzen sein können. Dahinter steckt die Aufarbeitung von Informationen über standardisierte Templates (Dashboards), die sich etwa für das Kennzahlenmanagement oder die Prozesskostenrechnung nutzen lassen – Instrumente, die in der Industrie längst gang und gäbe sind, in vielen Dienstleistungsunternehmen jedoch häufig erst jetzt vor dem Durchbruch stehen. Zu einem optimalen Analyseergebnis tragen zudem Suchfunktionen und eine komfortable Druckfunktion bei, falls doch mal über ein elektronisches Medium hinaus mit den Prozessen und Analysen gearbeitet werden soll.

SICHERHEIT UND WIRTSCHAFTLICHKEIT BEI DER SOFTWAREAUSWAHL BEACHTEN

In der Praxis hat sich darüber hinaus bewährt, BPM-Werkzeuge einzusetzen, die auf anweisungsrelevante Inhalte verlinken können. Dazu gehören beispielsweise Formulare oder Datenbanken. Zum Funktionsumfang sollten auch Schnittstellen zur OHB-Software gehören, damit beim Einsatz von mehr als einem System keine redundante Datenhaltung auftritt. Sicherheitsaspekte in diesem Zusammenhang betreffen vor allem die Zugriffsrechte. Ein modernes Rechtemanagement beherrscht unterschiedliche Berechtigungen für Rollen und Stellen im Unternehmen. Technisch betrifft dies in der Regel Lesen, Schreiben, Freigeben und Administrieren.

 Abschließend ist zu prüfen, inwieweit bestehende Verträge und die Vielzahl am Markt verfügbarer Lizenzmodelle die Entscheidung für oder gegen ein BPM-Werkzeug beeinflussen. Die Einschätzung umfasst regelmäßig auch die Kriterien Testumgebung, verfügbare Module und hier insbesondere das Thema Erweiterbarkeit, sowie Wartung und Service. 

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