Entwicklung einer Prozesslandkarte

Die wenigsten Unternehmen und Banken verfügen über eine Prozesslandkarte. Dabei ist sie eine der Grundvoraussetzungen für erfolgreiches Prozessmanagement und somit für ein prozessorientiertes Organisationshandbuch. Aber auch ohne ein anschließendes Projekt stellt eine Prozesslandkarte einen erheblichen Mehrwert für ein Unternehmen dar.

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Entwicklung einer Prozesslandkarte

In einer Prozesslandkarte werden sämtliche Prozesse eines Unternehmens und ihre Beziehungen zueinander dargestellt. Zudem sind aus ihr der Prozessowner und die Verteilung der Prozesse auf die Organisationsstrukturen ableitbar.

Prozesslandkarten bestehen aus zwei Bestandteilen: Zum einen aus einem großformatigen Bild, auf dem alle übergeordneten Prozesse bis zu einer gewissen Detaillierung visuell dargestellt werden. Da in einem größeren Unternehmen eine Vielzahl von Prozessen existieren können und alle Informationen auf der Landkarte zu finden sein sollen, werden die Prozesse auf einer Abstraktionsebene dargestellt.

Im zweiten Bestandteil der Prozesslandkarte sind sämtliche Einzelprozesse der Landkarte und ihre Detaillierungen sowie Prozessverantwortlichkeiten vermerkt.

Um eine Prozesslandkarte zu erstellen, führt der Berater zunächst ein Gespräch mit einem Mitarbeiter, in welchem er sich über die Gesamtzusammenhänge des Unternehmens informiert. Bei kleinen Unternehmen findet das Gespräch mit dem Geschäftsführer statt, bei größeren hingegen mit einem langjährigen Mitarbeiter, der viele Bereiche kennengelernt hat. Mit Hilfe dieser ersten Informationen erstellt der Berater eine grobe Skizze der Prozesslandkarte.

Diese Grobskizze wird im nächsten Schritt in einzelne Themenbereiche unterteilt, die den Hauptprozessen des Unternehmens entsprechen. In Gesprächen mit den Abteilungsleitern ermittelt der Berater sämtliche Aufgaben und Themen. Anschließend wird mit Hilfe des bestehenden Organisationshandbuchs herausgearbeitet, wie viele und welche Prozesse in den Themen existieren.

Aus diesen Informationen wird eine visuelle Prozesslandkarte erstellt, die mit sämtlichen Beteiligten abgestimmt wird. In einem Prozessworkshop wird mit den Mitarbeitern geklärt, ob die Prozesse vollständig und aktuell sind. Zusätzlich müssen die Abteilungsleiter ihre relevanten Prozesse und die entsprechenden Schnittstellen freigeben und ggf. mit ihren Mitarbeitern Rücksprache halten.

Für die Erstellung einer Prozesslandkarte gibt es keine Normen oder Methoden. Sie muss kundenindividuell erarbeitet werden.

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