Zusammen erfolgreich: Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Organisations- und Fachabteilungen

Die Organisationsabteilung und die Fachbereiche übernehmen bei der Erstellung und Pflege des Organisationshandbuchs klar voneinander abgegrenzte Verantwortlichkeiten.

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Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Organisations- und Fachabteilungen

Die Organisationsabteilung stellt in erster Linie die Redaktion bereit, die den formalen Rahmen und die Struktur für das Organisationshandbuch vorgibt. Sie legt formale Standards für erstellte Inhalte fest, wie z.B. den Dokumentenkopf oder den Sprachgebrauch. Desweiteren ist sie verantwortlich für das komplette Inhaltsverzeichnis. Die Redaktion ist der Hüter der Gliederungsstruktur. Möchte ein Fachbereich ein neues Thema einfügen, muss er mit der Redaktion abstimmen, an welche Stelle es gehört, damit das Gesamtwerk auch über Jahre sinnvoll strukturiert bleibt.

Die Inhalte des Organisationshandbuchs werden durch verschiedene Fachbereiche erstellt. Jeder Fachbereich ist dafür verantwortlich, dass die von ihm erstellten Teile des Organisationshandbuchs vollständig und inhaltlich richtig sind. Diese klare Abgrenzung ist wichtig, da nur der jeweilige Fachbereich die Richtigkeit der Inhalte beurteilen kann, weil er über das notwendige Wissen verfügt.

Klarheit schaffen: Wer macht was

In Unternehmen werden häufig beide Verantwortungsbereiche vermischt. Dies führt zu weitreichenden Problemen, so dass z.B. die Redaktion für sämtliche Inhalte verantwortlich gemacht wird.

Erscheint beispielsweise eine neue Gesetzesänderung, muss der betroffene Fachbereich eine Anpassung von Inhalten initiieren. Denn nur er ist in der Lage, die verbundenen Auswirkungen auf seine Organisation zu erfassen. Für den Fall, dass ein Fachbereich die Prozessverantwortlichkeit über einen Prozess mit mehreren Schnittstellen zu anderen Fachbereichen innehat, muss  sich dieser die entsprechenden Informationen aus den anderen Fachbereichen beschaffen. Auf Anfrage kann die Redaktion in diesen Fällen als Moderator tätig werden.

Die Fachbereiche erstellen die jeweiligen Arbeitsanweisungen unter Berücksichtigung der von der Redaktion vorgegebenen Standards. Nachdem die Redaktion die Formalien eingearbeitet hat, erteilt der Fachbereich die abschließende inhaltliche Freigabe. Die Fachbereiche sind zudem Ansprechpartner und Entscheider bei fachlichen Rückfragen zu ihren Inhalten im Organisationshandbuch.

Hüter des Organisationshandbuchs und helfende Hand

Als Hüter der Struktur muss die Redaktion die Fachbereiche koordinieren, so dass sich z.B. mehrere Fachbereiche nicht mit dem gleichen Thema des Organisationshandbuchs beschäftigen. Deswegen erstellt und pflegt die OHB-Redaktion eine Prozess-Owner-Liste, in der festgehalten wird, welcher Mitarbeiter im Fachbereich für welches Thema im Organisationshandbuch zuständig ist.

Die von den Fachbereichen erstellten Informationen werden von der Redaktion auf ihre formale Richtigkeit geprüft, in das Organisationshandbuch eingestellt und gepflegt. Sie trägt keine inhaltliche Verantwortung, unterstützt die Fachbereiche jedoch bei der Erstellung und Veröffentlichung von Arbeitsanweisungen, Prozessen und ergänzenden Informationen, indem sie Inhalte in die Prozesssoftware eingibt.

Die OHB-Redaktion stellt sicher, dass die gesetzlichen Regelungen eingehalten werden und das OHB prüfungstauglich ist. Denn viele Branchen unterliegen Prüfungen. 

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